في العقود القليلة الماضية أصبحت المؤسسات والأنظمة والمتاجر الكبرى في حاجة ماسة للإدارة بطريقة فعّالة واحترافية.ولعل أبرز ما تحتاج له المؤسسات هو لم شكل أقسام المؤسسة المختلفة مثل الموارد البشرية والمبيعات والمخزون وغيره، فإن كل تلك الأقسام بالتأكيد في حاجة لتدار بشكل احترافي وسلس ومنظم. وهنا يأتي الدور الحاسم لنظام ERP أو فيما يُعرف بنظام تخطيط موارد المنشأة، حيث يُمكن أصحاب المؤسسات والمنشئات والمتاجر من إدارة مشاريعهم بشكل انسيابي ومُحكم مما يعمل في النهاية على تعزيز كفاءة العمل والإنتاجية.
وحديثًا أصبحت أعداد أنظمة ERP متعددة ومتنوعة قد يكون اختيار نظام ERP مناسب لعملك أمر صعب بعض الشيء، ولا شك أنه قرار مصيري فهو يؤثر مباشرة على معدل الأرباح وكفاءة عمل الموظفين والعمل بشكل عام. لهذا ففي هذا المقال سنوضح لك كيفية اختيار نظام ERP مناسب لعملك، والحذر من الأخطاء الشائعة عند اختيار نظام ERP.
ما المقصود بنظام ERP
نظام ERP هو اختصار ل Enterprise Resource Planning والذي يُقصد به نظام تخطيط موارد المنشأة وهو عبارة عن برنامج إدارة شامل يستخدمه أصحاب الأعمال بشكل أساسي لإدارة العمليات الحيوية بالمنشأة. ويعمل نظام تخطيط الموارد ERP بشكل أساسي على تنظيم عمليات وأقسام المؤسسة لتنظيم سير الأعمال وتسهيل المهام على الموظفين. ويهدف ذلك إلى تحسين كفاءة العمل والتأكيد على التكامل بين أقسام المنشأة الحيوية مثل قسم المبيعات، والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها.
أهمية نظام تخطيط الموارد erp
كما ذكرنا بالأعلى أن الهدف الأساسي من نظام erp هو زيادة الانتاجية وذلك من خلال تحسين كفاءة العمل عن طريق المساهمة في المقام تبسيط الأعمال على الموظفين من خلال القيام بالأعمال الروتينية بأعلى كفاءة ممكنة وذلك بهدف تقليل الخطأ البشري قدر الإمكان وتكثيف جهود الموظفين وتركيزهم لتحسين نتائج مهامهم.
ويُمثل نظام نظام تخطيط موارد المنشأة أساس الشركات والمؤسسات الحديثة فهو باختصار عبارة عن نظام برمجي يهدف إلى تجميع كل العمليات الحيوية الخاصة بأقسام الشركة في هيكل واحد ويتم ذلك من خلال توحيد بيانات كل قسم وتسهيل تبادل المعلومات والبيانات فيما بينهم مما يعمل في النهاية على تحسين كفاءة العمل وتقليل التكاليف وزيادة الربحية.
وتتم تلك العملية من خلال عدة خطوات وهي:
- تجميع بيانات المنشأة في قاعدة بيانات واحدة، مما يُسهل الوصول للمعلومات والبيانات الخاصة بأي قسم في المنشأة بكل سهولة.
- يساعد نظام erp المنشأة على إعداد ميزانيات خاصة بهم، وإعداد التقارير المالية اللازمة.
- تنظيم كل العمليات المتعلقة بقسم الموارد البشرية مثل: توظيف الموظفين الجدد والأفراد التي تحتاجها المنشأة، و تنظيم عمليات تدريب وتعزيز مهارات الموظفين، وأيضًا إدارة الرواتب.
- تتبع مخزون المنشآت بطريقة فعالة وبشكل احترافي. وليس ذلك فحسب وإنما يعمل نظام تخطيط الموارد erp على تحديث المخزون بشكل تلقائي، مما يقلل من فرص وقوع أي من الأخطاء ومواجهة خطر التعرض لأزمة نقص في المخزون أو زيادة مفرطة في عرض المنتجات. وكل ذلك سيؤدي في النهاية إلى ضمان توفر المنتجات بشكل متوازن وزيادة مبيعات المنشأة.
- من أهم فوائد نظام ERP أنه يساعد على تعزيز علاقة المنشأة بالعميل من خلال تحسين التواصل والتفاعل مع العميل. ويتم ذلك من خلال توفير أدق المعلومات التي يحتاجها العميل في أسرع وقت وبأقل مجهود، مما يعمل في النهاية على تحسين العلاقة بين المنشأة والعميل.
للمزيد اقرأ ايضًا عن دليل شامل لكيفية استخدام نظام ERP لتحسين أداء شركتك 2024
كيفية اختيار نظام تخطيط الموارد erp
يعتمد اختيار نظام تخطيط الموارد erp بشكل أساسي على طبيعة عملك، والميزانية المالية الخاصة بك، وغيرها من العوامل التي يتوقف عليها اختيار نظام تخطيط الموارد المناسب لك. وفيما يلي سنتناول تلك خطوات من خلالها يُمكنك اختيار نظام erp المناسب لك بكل سهولة:
- تحديد أولويات عملك
من الضروري تحديد الأهداف التي تود تحقيقها من خلال امتلاك نظام erp لعملك فعلى سبيل المثال يمكنك تحديد أولوياتك من حيث:
- زيادة الإنتاجية
- خفض التكاليف
- تعزيز التكامل بين الأقسام أو غيرها.
وعليك أيضًا تحليل العمليات الروتينية التي تحتاج من الموظفين العمل عليها بشكل دوري، أو التركيز على الأقسام التي يحدث بها الكثير من الأخطاء البشرية المتكررة. مثل قسم المبيعات أو المحاسبة أو المخازن أو غيرها.
وأخيرًا من الضروري أن يعمل نظام erp على تحقيق النفع العام على جميع أقسام المنشأة فمن الضروري أن يلبي احتياجاتها بكل احترافية ودقة.
- وضع ميزانية مالية
تأتي الخطوة التالية وهي عمل دراسة للأوضاع المالية الخاصة بالمنشأة وتخصيص ميزانية واقعية. وتشتمل تلك الميزانية تكاليف شراء النظام وتنفيذ على أقسام المنشأة وبالتأكيد تدريب الموظفين عليه.
- اختيار نوع نظام إدارة الموارد erp المناسب
وعند الوصول لتلك النقطة فإنه من الضروري التركيز على أولوية الإدارة، وذلك لأنه يوجد نوعان أساسيان لنظام erp وهما:
- النظام erp السحابي
وهو يوفر إمكانية إدارة المنشأة من أي مكان دون التقيد بالوجود داخل المنشأة. ومن أهم مميزاته أنه يحتاج إلى تكاليف صيانة أقل من النظام المحلي.
- النظام erp المحلي
أما النظام المحلي فهو مثالي للمنشآت التي تفضل الاحتفاظ ببيانات داخليًا أو لديها مخاوف أمنية، ويحتاج هذا النوع من أنظمة إدارة موارد المنشأة إلى موارد تقنية أكبر من النظام السحابي.
- اختيار مزود أنظمة ERP محترف
ابحث في الشركات أو المنشآت المتاجر المشابهة لعملك وتستخدم أنظمة ERP فعّالة واحترافية، واختر شركات ذات سمعة طيبة وخبرة كبيرة في مجالها واستفسر عن إمكانية تخصيص النظام وتحديثه وغيرها من المعلومات التقنية الضرورية.
وبهذا الصدد فإن كنت من أصحاب متاجر الذهب والمجوهرات في المملكة فنقدم لك أفضل نظام ERP مناسب لأعمالك وهو نظام قيراط أفضل برنامج ERP شامل لمساعدة أصحاب متاجر الذهب والمجوهرات في السعودية على إدارة متاجرهم بشكل دقيق وبكفاءة عالية، ويتميز بأنه يمتلك واجهة استخدام سهلة حيث يدعم اللغة العربية وهو ما يُعتبر نادر في واجهات معظم انظمة ERP.
ويعمل نظام قيراط على تقليل خطر التعرض للخسارة أو السرقة، كما أنه يقدم تقارير دقيقة لكل إدارة مما يعزز من اتخاذ القرارات الصائبة. ويضمن حصول الموظفين على واجهة سهلة الاستخدام دون الحاجة إلى الكثير من التدريب المُسبق. وأهم ما يميز قيراط ERP هو أنه مُعتمد من هيئة الزكاة والضرائب والجمارك في المملكة العربية السعودية، كما أنه يقدم دعم تقني ذو خبرة وكفاءة وثقة ويتميز سرعة استجابته، بشكل عام يضمن لك إدارة شاملة وفعالة لمخازن ومتاجر الذهب والمجوهرات.
كما تتوفر خدمات نظام قيراط المتخصصة لمتاجر المحلات والمجوهرات في السعودية، من خلال توفير أفضل برامج محاسبة لمحلات الذهب، وكذلك برامج إدارة مخزون مجوهرات في المملكة تواصل معنا الآن من هنا واحصل على نظام قيراط بسعر تنافسية جدًا.
لمعرفة المزيد عن نظام قيراط اقرأ تعريف نظام قيراط
- القدرة على التخصيص
من المهم التأكيد على أن يكون نظام ERP الخاص بك مرن ويمكن تخصيصه بشكل يناسب تلبية احتياجات أقسام المنشأة ويسهل من إتمام المهام بشكل احترافي.
- سهولة الاستخدام
إن اختيار نظام تخطيط موارد ERP يمتلك واجهة سهلة الاستخدام سيوفر عليك الكثير من الوقت والمجهود المبذول في تدريب الموظفين على التعامل التقني من خلاله.
- التكامل مع أنظمة المنشأة الحالية
قبل شراء نظام erp تأكد من أنه يمكنه التكامل والعمل مع الأنظمة الحالية لمنشأتك والتطبيقات التي تستخدمها في عملك اليومي مثل أنظمة إدارة العملاء وأنظمة المحاسبة.
- اختبار النظام قبل شراءه
من الضروري اختبار نظام erp الذي وقع اختيارك عليه قبل شراءه بشكل نهائي، حيث إن التجربة العملية هي خير مقياس والذي يحدد ما إذا كان النظام فعال ومناسب لعملك أم لا.
الأخطاء الشائعة عند اختيار نظام ERP
يوجد عدد من الأخطاء الشائعة التي عادة ما يقع فيها أصحاب الأعمال وخاصة عند شراء وتجربة نظام erp لأعمالهم للمرة الأولي. و لتجنب الوقوع في إحدى تلك الأخطاء سنعرضها إليك بالتفصيل كما يلي:
- إهمال خطوة تحديد الهدف وأولوية العمل قبل شراء نظام تخطيط الموارد erp.
- صب التركيز بالكامل على إعداد الميزانية الأولية فقط وإهمال مراجعة التكاليف أول بأول مثل تكاليف الصيانة والتدريب وغيره.
- التسرع واختيار أول نظام erp متوفر دول عمل دراسة مُسبة أو حتى تدريب مُسبق لتختبر من خلاله النظام وتحدد ما إذا كانت لديه القدرة على سد احتياجات عملك أم لا.
- اتخاذ قرار شراء نظام erp منفردًا دون إشراك مسؤولي الأقسام في قرارك مما قد ينتج عنه اختيار نظام erp غير مناسب لأعمالك.
- إهمال جانب المرونة وإمكانية تخصيص نظام erp مما قد يتسبب في ظهور مشكلات خاصة أثناء التوسع مع نمو العمل.
- اختيار نظام تخطيط موارد المنشأة erp صعب الاستخدام مما سيتسبب في ظهور أخطاء وانخفاض كفاءة العمل نتيجة زيادة الوقت المُهدر في محاولات الموظفين للتعامل مع النظام الجديد.
- اهمال جانب التكامل مع أنظمة وتطبيقات الشركة الحالية مما سيؤدي إلى مواجهة مشاكل تقنية فيما بعد.
- اختيار مورد نظام erp غير موثوقة وعدم التحقق من خبرته وسمعته في السوق.
- عدم الاهتمام بوضع خطة عملية واقعية وقابلة للتنفيذ.
- اختيار نظام erp لا يوفر حماية كافية لبيانات ومعلومات المنشأة مما يُعرض المنشأة وعملائها للخطر.
وأخيرًا فإن نظام تخطيط موارد المنشأة erp يعمل بمثابة الجهاز العصبي المركزي للشركة أو المؤسسة، واختيار نظام ERP المناسب لعملك لاشك سيعزز كفاءة العمل ويقلل الأخطاء بشكل كبير ويعمل في النهاية على زيادة الأرباح. ولكن قبل اتخاذ خطوة شراء نظام ERP خاص بعملك فإنه من الضروري التأني ومعرفة كيفية اختيار نظام تخطيط الموارد ERP مناسب لعملك وهو ما أوضحنا طوال مقالنا بشكل دقيق خاصة أصحاب محلات الذهب والمجوهرات في السعودية وكيف أن نظام قيراط هو أفضل نظام لإدارة محلات الذهب في السعودية. كما أوضحنا أبرز الأخطاء التي من الضروري تجنبها أثناء اختيار نظام ERP لعملك حتى لا تنقلب الأمور ويكون نظام ERP سيف على عملك لا معك !