يشهد العصر الحالي تطور سريع ومتزايد للتكنولوجيا وأصبحت تحتل مكانة لا غنى عنها في شتى المجالات، وبالتالي أصبح مساهمة التكنولوجيا للنظم الإدارية في الشركات والمؤسسات أمر لا غنى عنه، ومن بين تلك الأنظمة يبرز في أولى الصفوف erp سيستم كورقة رابحة لا تضمن بها الشركات والمؤسسات فقط إدارة فعالة ومتوازنة بل يمتد تأثيرها وفعاليتها إلى ما هو أبعد وأشمل بكثير وفي تلك المقالة سنتناول على وجه التفصيل كل ما يتعلق بنظام ERL وكيف يعمل وأهم المزايا التي يقدمها للشركات والمؤسسات، خاصة محلات الذهب والمجوهرات في المملكة العربية السعودية، إليك دليل شامل لكيفية استخدام نظام ERP لتحسين أداء شركتك 2025.
اقرأ ايضًا عن كيف تُساعد التكنولوجيا في تقليل خسائر الذهب والمجوهرات؟
ما هو نظام ERP المحاسبي؟
يعد نظام erp المحاسبي اختصار للمصطلح الإنجليزي (Enterprise Resource Planning) ويعد مفهوم erp system بالعربي نظام تخطيط موارد المؤسسات، ولكن قبل البدء في شرح مفهوم نظام ERP يُرجى العلم بأنه لابد أن تكون لكل مؤسسة أو شركة مجموعة أعمال أساسية لإدارتها مثل : الماليات، التصنيع، الموارد البشرية، سلسلة التوريدات والخدمات، وغيرها من الأعمال الأساسية التي تُبنى عليها أية شركة.
وهنا يأتي دور نظام نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP إذ يُساعد في المقام الأول بأبسط مستوياته على جميع تلك الأعمال الأساسية بأعلى كفاءة ممكنة من خلال نظام متكامل يضم كل تلك الأعمال معًا، حيث يُعتبر بمثابة الجهاز العصبي المركزي لأية مؤسسة أو شركة.
ويُمثل نظام نظام تخطيط موارد المؤسسات أساس وجوهر الشركات والمؤسسات الحديثة فهو باختصار عبارة عن نظام برمجي يهدف إلى تجميع ودمج كل العمليات الحيوية للشركة في منصة واحدة، ويتم ذلك عن طريق توحيد البيانات الخاصة بكل قسم وتسهيل تبادل المعلومات بينهم مما يعمل في النهاية على تحسين كفاءة العمل وتقليل التكاليف وزيادة الربحية.
تعرف أيضاً عن مفهوم نظام تخطيط الموارد المؤسسية
أهم الوظائف التي يقوم بها نظام ERP
تعد مكونات نظام erp عبارة وظائف أساسية في الشركات والمؤسسات والتي سنتناولها فيما يلي:
- تجميع البيانات
من أنواع نظام erp حيث يعمل نظام على تجميع وتخزين كل البيانات المتعلقة بالشركة في قاعدة بيانات واحدة.
- التخطيط المالي
يساعد سيستم erp الشركات والمؤسسات على إعداد الميزانيات الخاصة بهم، وإعداد التقارير المالية اللازمة.
- برنامج ERP للموارد البشرية
يساهم نظام erp للموارد البشرية بشكل فعال في تنظيم كل العمليات المتعلقة بتوظيف الموظفين الجدد والأفراد التي تحتاجها المؤسسات والشركات، وكذلك تنظيم عمليات تدريب وتعزيز مهارات الموظفين، وأيضًا إدارة الرواتب.
- إدارة مخزون الشركة
تساعد أنظمة ERP على مراقبة وتتبع مخزون الشركات أو المؤسسات بشكل عملي وفعال، وتحديثها بشكل تلقائي، مما يقلل من فرص التعرض لأزمة نقص في المخزون أو زيادة مفرطة في عرض المنتجات، مما يؤدي إلى تعزيز توفر المنتجات للعميل بالشكل الموازن مما يؤدي في النهاية إلى تحسين وزيادة مبيعات الشركة بشكل ملحوظ.
اقرأ ايضًا عن مفهوم إدارة المبيعات
- إدارة العلاقة مع العميل
من أهم فوائد ERP أنه يساعد على تحسين التواصل والتفاعل مع العميل من خلال توفير أدق المعلومات التي يحتاجها العميل في أسرع وقت وبأقل مجهود.
أنواع أنظمة ERP
توجد عدة أنواع مختلفة من أنظمة ERP ويمكن لكل شركة اختيار نظام نظام تخطيط موارد المؤسسات الذي يتناسب مع طبيعة عملها، ولكن في العموم يمكن تقسيم أنظمة ERP إلى:
- أنظمة ERP تقليدية
يتم تثبيت تلك الأنظمة على خوادم الشركة، وتحتاج إلى المتابعة والصيانة الدورية.
- أنظمة ERP السحابية
وتتيح تلك الأنظمة إمكانية الوصول إلى البيانات من أي مكان إذ تعتمد بشكل أساسي على الحوسبة السحابية.
- أنظمة ERP الهجينة
تتميز هذه الأنواع من الأنظمة أنها تجمع بين الأنظمة التقليدية والسحابية مما يوفر مرونة أكبر لإدارة الشركات.
تواصل مع قيراط الآن واحصل على افضل انظمة erp في السعودية!
كيف تعمل انظمة ERP في الشركات
- يجب أن تكون على علم بأن نظام تخطيط الموارد ERP يتكون في الأساس من مجموعة وحدات متكاملة (المعروفة بالتطبيقات الخاصة بالأعمال) وتلك الوحدات تتشارك في قاعدة بيانات واحدة -وهي قاعدة البيانات التي تضم بيانات الأقسام الإدارية جميعها مُجتمعة معًا).
- تركز كل وحدة (تطبيق) من نظام ال ERP على منطقة أعمال معينة على سبيل المثال: الماليات أو الموارد البشرية أو غيرها، وتتغذى كل وحدة من قاعدة بيانات واحدة لتلبية احتياجات الشركة، ويمكن للشركة اختيار وانتقاء وحدات خاصة بإدارة معينة حسب الحاجة.
- وتدعم الانظمة الخاصة بال ERP كل ما تحتاجة الانظمة الصناعية وذلك كجزء اساسي للنظام.
- يمكن الحصول على برامج ERP عن طريق شرائها من خلال الاشتراك على البرامج الخدمية أو من خلال نموذج ترخيص من مكان العمل.
أهداف نظام ERP
يوفر نظام موارد المؤسسة الفعال العديد من المزايا والتي تختلف باختلاف ERP ولكن يوجد عدة مزايا رئيسية تنطبق على جميع أنظمة ERP:
- زيادة الإنتاجية
يساعد نظام ERP على تبسيط الأعمال الأساسية على موظفي الشركة مما يساعد كل فرد في المؤسسة على إنجاز الكثير من الأعمال بمجهود وموارد أقل.
- تقليل المخاطر
تؤدي زيادة وضوح رؤية الشركة إلى متابعة الأعمال عن كثب والتحكم فيها بشكل فعال، مما يضمن الإلتزام بمتطلبات الشركة او المؤسسة التنظيمية بما يتوافق مع أهدافها، مما يزيد من قدرتها على التنبؤ بالمخاطر والتصدي لها.
- تحسين مرونة الشركة
يمكن من خلال نظام ERP تسهيل القيام بالعمليات الفعالة، حيث يكون الوصول للبيانات في الوقت المناسب أمر شديد البساطة، مما يزيد من فرصة الشركة في تحديد الفرص البيعية الجيدة وانتهازها بسرعة.
- توسيع الرؤية
يعتبر الحصول على المعلومات من مصدر واحد للبيانات اسرع طريق للحصول على إجابات لأي تساؤلات خاصة بأي قسم من أقسام الشركة أو المؤسسة، مما يساعد على توسيع رؤية الشركة.
- سهولة إعداد التقارير
يساعد تتبع الأعمال بشكل سريع على سهولة إعداد التقارير الخاصة بأي قسم، مما يرع من تعميق الرؤى واتخاذ القرارات الصائبة بشكل أسرع.
- سهولة استخدام التكنولوجيا
يوفر نظام ERP لموظفي وأفراد المؤسسة أو الشركة الاستفادة من التكنولوجيا واستخدامها بأبسط الطرق الممكنة.
- تعزيز الإدارة
يساعد نظام ERP في توفير العديد من المعلومات من مختلف الأقسام في وقت قياسي مما يزيد من عمق وشمولية رؤى الشركة وكذلك يحسن من كفاء الإدارة في أقسام الشركة أو المؤسسة المختلفة.
- التخطيط الفعال
عندما يوفر نظام ERP المعلومات الكافية حول كل أقسام الشركة ويسهل من تقديم التقارير الخاصة بكل قسم سيؤثر ذلك إجابيًا على قدرة الشركة أو المؤسسة على التخطيط الفعال بناءًا على دقة المعلومات المُقدمة، وكذلك معرفة ما إذا كانت الشركة مستمرة في مسارها نحو تحقيق أهدافها أو لا وعلى اساسه يتم وضع الخطط والاستراتيجيات التي تتناسب مع وضع الشركة.
- الأمن والخصوصية
يوفر نظام ERP درجة عالية من الأمان لكل معلومات وبيانات الشركة وكذلك بيانات وخصوصيات موظفي وأفراد الشركة، مما يعلي من درجة الخصوصية من خلال تحكيم صلاحية الوصول إلى بيانات الشركة وموظفيها.
- توفير الوقت والجهد
يمكن لنظام ERP أن يوفر على الشركات والمؤسسات الكثير من الوقت والمجهود وكذلك التكلفة التي قد تستغرقها لإتمام عملياتها وليس ذلك فحسب وإنما يضمن لك نظام ERP الحصول على أعلى كفاءة للأفراد والحصول على نتائج مرضية على كافة الأصعدة.
- التواصل الفعال
يسهل برنامج ERP من عملية التواصل بين أقسام وإدارات الشركة المختلفة، مما يسهل من عملية تبادل المعلومات والبيانات بشكل أسرع وأسهل مما يجعل الشركة أو المؤسسة كيان واحد مترابط.
- تحسين كفاءة الموظفين
يساعد برنامج ERP System على تحسين عملية إدارة شؤون موظفي وأفراد الشركة، حيث يسهل نظام ERP من تحسين أداء الموظف وبالتالي توفير جهده ومهاراته ووقته المُهدر في القيام بأعماله بالطرق التقليدية وبالتالي يحقق أكبر قدر ممكن من مهامه في أسرع وقت وبأقل مجهود.
اقرأ ايضًا ما هي إدارة الشركات؟
أهم وحدات نظام ERP
تتكون أنظمة ERP باختلاف أنواعها من عدة وحدات تتعاون معًا لتشكل وحدة واحدة متكاملة وفعالة لتحسين إدارة الشركات والمؤسسات، وفيما يلي سنتناول أهم وحدات نظام ERP:
- وحدة الموارد البشرية
تعمل تلك وحدة على خلق بيئة عمل متكاملة ومتوازنة وتساهم بشكل أساسي في تحسين إدارة الموارد البشرية، وتتضمن:
- إدارة سجلات موظفي الشركة
- إدارة رواتب الموظفين
- إدارة عمليات التوظيف
- تقييم أداء موظفي وأفراد الشركات
- الوحدة المالية
تساعد تلك الوحدة في توفير رؤية عميقة وشاملة للوضع لتوضيح الوضع المالي الخاص بالشركة أو المؤسسة، وتحسين إدارة نفقات الشركة، وتتضمن وظائف:
- المحاسبة
- إدارة النقد
- إدارة الميزانية
- إعداد التقارير المالية
- وحدة إدارة العلاقة مع العميل CRM
يساهم نظام ERP في العمل على تحسين تجربة العميل من خلال توفير أدوات سريعة وفعالة لتتبع تفاعلات وأداء العميل و الأنشطة التسويقية التي يتفاعل معها.
- وحدة إدارة المشتريات
تساهم تلك الوحدة بشكل رئيسي في تحسين عمليات الشراء من خلال اكتناز أهم الفرص مما يقلل من التكاليف، وتتضمن بشكل أساسي:
- عمليات الشراء والتوريد
- عمليات إدارة العقود
- مراقبة مخزون الشركة
- وحدة إدارة الإنتاج
تعمل تلك الوحدة على تحسين جودة وكفاءة الإنتاج مما يضمن جودة الإنتاج، وتتضمن:
- تخطيط عملية الإنتاج
- جدولة المهام
- إدارة العمليات الصناعية
- وحدة إدارة المشروعات
تهدف إلى تنظيم ومتابعة المشاريع التي تعمل عليها الشركة أو المؤسسة ومتابعة تقدمها وضمان السير في اتجاه تحقيق أهداف الشركة.
- وحدة إدارة المخاطر
تعمل تلك الوحدة في المقام الأول على تحسين الضوابط المالية للشركة، مما يمكن فريق المالية من منع التسرب النقدي، كل ذلك يتم مع ضمان توفير ساعات العمل.
- وحدة متابعة الأداء
تعمل تلك الوحدة على المساهمة في تحسين خطة الأعمال والميزانيات وإعداد التقارير الخاصة بالأداء في العمل، مما يساعد على تقديم رؤية متكاملة حول فعالية الخطط والاستراتيجيات المالية والخطط المتعلقة بالإدارة والأعمال ومطابقة مدى فعالياتها وسيرها نحو تحقيق أهداف الشركة.
- وحدات إدارة سلسلة التوريد SCM
تتبع تلك الوحدات نقل البضائع والتوريدات عبر سلسلة التوريدات، بداية من الموزعين والموردين الفرعيين مرمرًا بالشركات المصنعة والموزعين، وبائعي التجزئة ووصولًا إلى المستهلك.
وتساهم تلك الوحدات كذلك في تحسين كفاءة الإنتاج، وأيضًا تقليل مخاطر الاضطرابات المتعلقة بالبضائع وكذلك تكاليف إنتاجها إلى الحد الأدنى، مما يضمن للشركة في النهاية توفر المخزون المناسب في الوقت والمكان المناسب.
أقرأ ايضًا عن إدارة المخزون
كيف يتكامل نظام ERP مع منصات التجارة الإلكترونية؟
يلعب نظام تخطيط الموارد البشرية ERP دور فعّال في تنظيم عمل المتاجر الإلكترونية وتحسين تجربة العملاء من خلال:
- الكامل مع برمجة واجهات التطبيقات API: لتنظيم الاتصال بين نظام ال ERP والمتجر الإلكتروني وتحديث البيانات والمعلومات بطريقة آلية بشكل مستمر.
- تكامل البيانات: تتكامل بيانات نظام ERP مع بيانات منصة التجارة الإلكترونية حيث يتم ربط معلومات المخزون وطلبات الشراء مع نظام الـ ERP.
- التحديثات المُسترمة: يُحدث نظام تخطيط موارد المؤسسة erp بيانات المخزون بصفة مُستمرة ليتمكن أصحاب الشركات والمتاجر من إدارة المخزون بشكل فعّال بطريقة تضمن توفر المعروض على المتاجر الإلكترونية أمام العملاء مع المخزون الفعلي.
- التعامل مع طلبات العملاء: يُسهل نظام ERP معالجة طلبات العملاء على المتاجر الإلكترونية ويُتابع تنفيذ الطلبات من تتبع الشحنات وإصدار الفواتير، مما يضمن توفير أفضل مستوى من خدمة العملاء.
وإجمالًا فإن نظام إدارة الموارد البشرية ERP عنصر أساسي وضروري لضمان إدارة الشركات والمتاجر بكفاءة، ويُساعد تكامل انظمة ERP مع المتاجر الإلكترونية أصحاب الشركات والمتاجر على تحقيق أعلى مستوى من الكفاءة التشغيلية وتوفير خدمة عملاء مميزة مما يضمن سلامة سمعة الشركات والمتاجر في السوق وضمان رضا العملاء.
اقرأ ايضًا عن إدارة المخازن باستخدام نظام قيراط
أبرز الأمثلة على نظام تخطيط موارد المؤسسات
تحتاج الشركات في كافة المجالات المختلفة إلى الحصول على نظام ERP فعال وآمن لضمان عملها بكفاءة لزيادة القدرة التنافسية، وفيما يلي أمثلة على استخدام شركات مختلفة لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات بشكل فعال:
- الشركات الخدمات
تتطلب شركات الخدمات أنظمة ERP فعالة وفورية ومتنقلة لتتمكن من تحقيق التوازن بين تقديم خدماتها وفق حالتها المالية، وأهم ما يجب أن تحرص عليه تلك الشركات هي الالتزام والوفاء بمواعيدها المحددة مع إدارة ربحية المشروع بشكل فعال وكذلك حسن استغلال مواردها على أكمل وجه، ومن أمثلة شركات تقديم الخدمات المهنية التي تحتاج لأنظمة ERP :
- شركات المحاسبة
- شركات الضرائب
- شركات الذهب والمجوهرات.
- شركات الهندسة وتكنولوجيا المعلومات
- الشركات التي المعنية بالشؤون القانونية.
- محلات الذهب والمجوهرات
تتطلب إدارة محلات الذهب إلى مستوى عالي من الدقة لأنها تجارة على درجة عالية من الحساسية فأبسط الأخطاء قد تتسبب في وقوع خسائر فادحة، لهذا نقدم لك برنامج قيراط أفضل برنامج إدارة محلات الذهب والمجوهرات في السعودية مُعتمد من هيئة الزكاة والضرائب ويدعم إصدار الفواتير الإلكترونية، و يُساعد أصحاب متاجر الذهب وشركات الذهب والمجوهرات على إدارة أعمالهم بدقة وكفاءة عالية ويوفر عليهم الكثير من الوقت والجهد. ويتميز برنامج قيراط بواجهة مُستخدم سهلة تدعم اللغة العربية. وتتعدد خدمات برنامج قيراط التي يوفرها على أصحاب محلات الذهب والمجوهرات في السعودية وتتلخص في النقاط التالية:
- إجراء الجرد في أقل من 20 دقيقة
يُسهل برنامج إدارة محلات الذهب قيراط موظفي وأصحاب محلات الذهب من إجراءات جرد مخزون الذهب في وقت قياسي فقط في غضون 20 دقيقة مما يوفر عليهم الكثير من الوقت والجهد المبذول في عملية جرد مخزون الذهب بالطرق التقليدية القديمة.
- تتبع القطع الذهبية والمجوهرات
يُمكن لأصحاب محلات الذهب متابعة القطع الذهبية بكل سهولة بفضل تقنية RFID المتطورة التي يوفرها قيراط أفضل برنامج إدارة محلات الذهب في السعودية.
- إصدار تقارير دقيقة
يُصدر برنامج إدراة الذهب والمجوهرات قيراط التقارير تفصيلية بشأن المبيعات والمشتريات ومخزون الذهب، مما يوفر لأصحاب محلات الذهب وشركات الذهب والمجوهرات رؤية شاملة بشأن أداء متاجرهم والتعرف على الأصناف الأكثر مبيعًا مما يُمكنهم من اتخاذ قرارات مُستقبلية مُستنيرة بناء على أرقام وإحصائيات سليمة.
- إدارة محلات الذهب من أي مكان وفي أي وقت
يُسهل برنامج قيراط إدارة محلات الذهب والمجوهرات حيث يُمكهم من متابعة متجر الذهب الخاص بهم بشكل فعال من أي مكان وفي أي وقت لأنه برنامج إدارة محلات الذهب سحابي.
- برنامج إدراة الذهب والمجوهرات مرن
يسهل إدخال أي تعديل على برنامج قيراط وفق ما تستدعيه متطلبات العمل، وتخصيص صلاحيات الموظفين كل حسب مهام عمله للحفاظ على خصوصية بيانات محل الذهب وبيانات العملاء.
- مُتصل بالتسعير المُباشر للذهب
يرتبط برنامج قيراط المُحاسبي أفضل برنامج إدارة محلات الذهب في السعودية بالتسعير المُباشر للذهب مما يضمن تسعير القطع الذهبية والمجوهرات بشكل دقيق حسب التسعير المُباشر للذهب، مما يضمن الحفاظ على سمعة محل الذهب وتجنب أي فرصة لوقوع خسائر الذهب بعد البيع.
- برنامج إدارة محلات الذهب سهل بدون تعقيد
يمتلك برنامج قيراط المُحاسبي واجهة مستخدم سهلة تدعم اللغة العربية وبهذا يضمن أصحاب محلات وشركات الذهب سهولة الإستخدام وتجنب وقوع أي أخطاء بشرية بقدر الإمكان.
للمزيد اقرأ عن أهم 5 مميزات تجعل قيراط أفضل برنامج إدارة محلات الذهب
وفي الختام فقد أصبحت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP ضرورية ولا يمكن الاستغناء عنها، خاصة لدى المؤسسات والشركات التي تسعى إلى تحسين نظامها الإداري ومع تطور وسائل التكنولوجيا الحديثة كان لابد لها أن تشارك في نظم المؤسسات والشركات الإدارية، ومن أشهر تلك النظم على الإطلاق هو نظام ERP الذي قد تعرفنا عليه على وجه التفصيل، والتعرف على كل ما يخص نظام تخطيط الموارد والمؤسسات وأهم وظائفه والمزايا التي يقدمها للمؤسسات، وإذا كنت أحد أصحاب محلات أو شركات الذهب والمجوهرات في السعودية فلا يفوتك تجربة أفضل برنامج اداره محلات الذهب والمجوهرات في السعودية برنامج قيراط المُحاسبي !