يهتم أصحاب الأعمال والمتاجر دومًا بتحسين الانتاجية مع تقليل تكاليف التشغيل والإنتاج قدر الإمكان لتعزيز الميزة التنافسية لديهم في سوق العمل، ولهذا كانت برامج لإدارة الموارد البشرية هي الخيار المثالي لعدد كبير من أصحاب الأعمال المتاجر وأصبحت أساسية في عدد من بيئات العمل في السعودية. خاصة وأن التوجهات الحديثة لبيئة العمل في المملكة تشير نحو الأنظمة الرقمية لدقتها وتنظيمها وسهولة استخدامها، ومؤخرًا ازادا اهتمام أصحاب المتاجر بأنظمة إدارة الموارد البشرية ومتابعة أحدث ما توصلت إليه، وفي هذا المقال سنسلط الضوء على الخدمة الذاتية وبرامج لإدارة الموارد البشرية للتعرف على دورها في المؤسسات المحلية وأهميتها في إدارة متاجر الذهب والمجوهرات في المملكة لما لها من أهمية بالغة في تحسين أداء العمل وتوفير وقت ومجهود الموظفين.
مفهوم الخدمة الذاتية وبرامج إدارة الموارد البشرية
تُعتبر الخدمة الذاتية لإدارة الموارد البشرية أو كما يُطلق عليها الخدمة الذاتية للموظفين واحدة من تقنيات وبرامج إدارة الموارد البشرية الحديثة. وتعمل برامج إدارة الموارد البشرية بشكل أساسي على تمكين الموظفين والمديرين وأصحاب الأعمال من الوصول المُباشر إلى معاملات الموارد البشرية التي يُمكن أتمتتها والتي تستخدم بالطبع الانترنت كبوابة وصول.
وظهرت حديثًا الخدمة الذاتية وبرامج إدارة الموارد البشرية نتيجة تطور برامج إدارة الموارد البشرية التي تهتم بشكل أساسي بالتقليل من الأخطاء البشرية قدر الإمكان من خلال معالجة مهام الموظفين النمطية والتي استمر العمل بها لعقود طويلة من الزمن. ولا شك أن الخدمة الذاتية تلعب دور محوري وأساسي في عملية التحول الرقمي للموارد البشرية في المؤسسات والمتاجر الكبرى وجعلها أكثر إنتاجية وكفاءة مع تقليل التكاليف التشغيلية.
ويبدأ نظام الخدمة الذاتية في برامج إدارة الموارد البشرية بشكل مباشر بتسجيل دخول الموظف ومن ثم تظهر له أدوات تحكم يتمكن من خلالها إدارة مهامه اليومية بشكل أسهل من الطريقة التقليدية وإنجازها بمعدل أسرع حيث يقل تدريجيًا اعتماده بشكل أساسي على قسم الموارد البشرية، فعلى سبيل المثال: من خلال استخدام الموظف برنامج الخدمة الذاتية يُمكن للموظف الوصول لملفه الشخصى والتعرف على كل المعلومات الخاصة به كموظف في المؤسسة من الراتب و الخصومات والحوافز والإجازات المتبقية له من العام أو طلب الإجازات وغيرها من المعلومات التي كانت تستغرق الكثير من الوقت والمجهود باستخدام الطرق التقليدية في إدارة الموارد البشرية.
ويُساعد نظام إدارة الموارد البشرية المديرين على متابعة سير العمل بطريقة أكثر شمولية وتقييم أداء الموظفين، بالإضافة إلى استقبال طلباتهم بشكل منظم وأكثر دقة. ويُساهم نظام الخدمة الذاتية في التقليل من الجهد والوقت الذي يستغرقه المديرين في المؤسسات والشركات أو المتاجر وإتاحة الفرصة لديهم لصب جهودهم في اعمال ومهام أخرى تتطلب هذا القدر من الجهد والتركيز، مما بالطبع سينعكس عليهم بالإيجاب وتتحسن تجربة ورضا الموظفين والمديرين في بيئة العمل.
آلية عمل الخدمة الذاتية وبرامج إدارة الموارد البشرية
بعدما قدمنا نبذة مُبسطة عن مفهوم الخدمة الذاتية ودوره في المؤسسات والشركات، فمن الواضح أن الخدمة الذاتية في إدارة الموارد البشرية للمؤسسة أو المتجر تنقسم إلى شقين أساسيين: الشق الأول يختص بالموظف، والشق الثاني يختص بالمدير وفيما يلي سنوضح آلية عمل الخدمة الذاتية لكل من الموظف والمدير بشيء من التفصيل:
أولا: دور برامج إدارة الموارد البشرية للموظف
في بداية اليوم الوظيفي يقوم الموظف بتسجيل الدخول على نظام الخدمة الذاتية لإدارة الموارد البشرية ، ويعتمد تسجيل دخول الموظف على التقنية التي تتبعها المؤسسة فمن الممكن أن تكون عن طريق التعرف على الوجه أو البصمة أو تسجيل الدخول على تطبيقات ذكية من الهاتف الجوال أو اللاب توب. وبمجرد أن يقوم الموظف بتسجيل الدخول يقوم النظام على الفور بحفظ وقت تسجيل دخول الموظف ومن ثم تظهر له عدد من أدوات التحكم تُسهل عليه إدارة وإتمام مهام عمله اليومية بسهولة. وتختصر الخدمة الذاتية على الموظف الكثير من الوقت والجهد وتوفيرهما للتركيز في مهام العمل الأساسية، حيث تُمكن الأنظمة الذاتية الموظف من:
- تسجيل الحضور والإنصراف.
- الاطلاع على قيمة الراتب.
- طلب الإجازات.
- معرفة الخصومات والحوافز لكل شهر.
- مراجعة جدول المناوبات.
- طلب سُلفة أو قرض.
- مشاركة التقارير والمستندات مع قسم الموارد البشرية.
- التعرف على أداءه الشهري.
- الاطلاع على عدد ساعات العمل الفعلية.
- الاطلاع على سياسة المكان.
- الوصول بسهولة إلى التقارير والمستندات المُتاحة له لمساعدته في أداء مهامه.
- الوصول للمواد التدريبية.
ثانيًا: دور برامج إدارة الموارد البشرية للمدير
يُساهم نظام الخدمة الذاتية المديرين في تمكينهم بمتابعة أداء عمل الموظفين بطريقة أوضح وأكثر احترافية العمل ومن ثم تقييم أداء الموظفين على أساس واضح ومنطقي. كما يساعد نظام الخدمة الذاتية المديرين من توفير الجهد والوقت لإنجاز مهام اخرى كما يُساعدهم على:
- مُتابعة مواعيد حضور وانصراف الموظفين.
- تتبع أداء الموظفين.
- التعرف على حالة الموظف (في المكتب أم خارجه).
- إرسال واستقبال الإخطارات والتذكيرات اليومية.
- الاطلاع على تقارير الموظفين.
- استقبال طلبات الإجازة و الشكاوى والرد عليها.
- طرح استبيانات على الموظفين.
- الوصول للملفات الشخصية الخاصة بكل موظف وتوفير وقت ومجهود للذهاب إلى قسم الموارد البشرية.
أهمية برامج إدارة الموارد البشرية
أصبحت اليوم برامج إدارة الموارد البشرية جزء أساسي وحيوي في قسم الموارد البشرية للعديد من المؤسسات والمتاجر، حيث تحولت أي عملية تتطلب تدخل بشري وتعتمد على الأوراق والمستندات إلى النظام الآلي مما ادى إلى تقليل الأخطاء البشرية في العمل وتركيز جهود الموظفين على مهام العمل الأخرى وتطوير قدراتهم ومهاراتهم. وفيما يلي سنعرض أهم الفوائد التي تعود على المؤسسة أو المتجر عند استخدامه نظام الخدمة الذاتية لإدارة الموارد البشرية:
- تعزيز دور الموارد البشرية
توفر أنظمة الموارد البشرية الوقت والمجهود المبذول من فريق عمل الموارد البشرية في الرد على طلبات واستفسارات الموظفين، وكذلك الوقت المبذول في فحص التقارير والسجلات وكتابة وإرسال الخطابات. حيث توفر تلك الأنظمة الوقت لتوجيه طاقة فريق العمل نحو التخطيط الجيد إنجاز مهام أكثر أهمية مثل: وضع خطط تدريب للموظفين تعزز من مهاراتهم او ابتكار مبادرات تحسن من أداء الموظفين. ولأفضل برنامج إدارة الحسابات pos تواصل مع قيراط
- تقليل تكاليف الموارد البشرية
نتيجة توفير جهد ووقت فريق عمل الموارد البشرية، فإنه من المؤكد أن ذلك سيؤدي إلى توفير المال. ويتم ذلك عند إدارة الموارد البشرية بشكل فعال وبكفائة عالية بواسطة أقل عدد ممكن من مسؤولي الموارد البشرية وذلك حتى في حالة احتاجت الشركة إلى التوسع فإن نظام الخدمة الذاتية سيقوم بمهامه في مساعدة الموظفين والمديرين على أكمل وجه.
- سهولة الوصول للخدمات
تُعتبرالخدمة الذاتية وسيط مثالي بين الموظفين وقسم الموارد البشرية، حيث وفرت على الموظفين وكذلك مسؤولي قسم الموارد البشرية الوقت والمجهود المبذول ليتعرف الموظف على إحدى معلوماته الشخصية كموظف في الشركة مثل: راتبه أو الخصومات أو الإجازات المتبقية له وغيرها من الاستفسارات التي من الممكن أن تستغرق قدر كبير من الجهد والوقت.
ويمتاز نظام الخدمة الذاتية أنه متوفر على مدار الساعة طوال الأسبوع مما يعني سهولة الوصول لأي معلومة يحتاجها الموظف أو المدير دون مقاطعة سير العمل ومغادرة المكتب أو إجراء أي اتصال هاتفي.
- رضا الموظفين
لا شك أن سهولة استخدام نظام الخدمة الذاتية وكذلك سهولة الوصول للمعلومات يوفر الكثير من الوقت والجهد على الموظف كما ذكرنا بالأعلى وفي الوقت نفسه يقلل قدر الإمكان من خصوصية الموظف. وأيضّا سرعة استجابة النظام طلبات أو استفسارات أو شكارى الموظفين والتجاوب معها حتمًا سيعزز رضاهم ويحسن من مستوى التفاعل.
- تنظيم إدارة البيانات
يحتوي قسم الموارد البشرية على عدد لا يُحصى من الأوراق والمستندات والتقارير وخاصة إذا كانت الشركة أو المتجر متواجد منذ سنوات. وكل هذا بالطبع سيتسبب في استغراق مسؤول الموارد البشرية الكثير من الوقت والجهد للبحث عن تقرير خاص بموظف معين. ولكن هنا يأتي دور الخدمة الذاتية لإدارة الموارد البشرية الفعال إذ يُمكن الوصول بسهولة لأي معلومة خاصة بأي موظف بكل سهولة، كما يُمكن معالجة بيانات الموظفين وتحويلها إلى تقارير عمل، مثل
- تقارير إجازات الموظف
- تقارير متابعة الأداء
- تقارير خاصة بالرواتب والخصومات والزيادات والحوافز.
- تقارير تشتمل على مواعيد الحضور والانصراف.
- دقة البيانات والمعلومات
وفي غالب الأحيان، تتكامل برامج إدارة الموارد البشرية مع نظام المحاسبة مما يُسهل من تحديث البيانات باستمرار. وتُساعد دقة المعلومات وموثوقية البيانات الموجودة على نظام الخدمة الذاتية مما يضمن امتثال الموظفين والمديرين للوائح وأنظمة المؤسسة.
أفضل برنامج لإدارة الموارد البشرية لمتاجر الذهب في المملكة
تعمل برامج إدارة الموارد البشرية على الحصول على نتائج عمل استثنائية وبيانات ومعلومات موثوقة، بالإضافة إلى توفير جهد ووقت مسؤولي الموارد البشرية. ولهذا يبحث الكثير من أصحاب متاجر الذهب والمجوهرات في المملكة عن أفضل برنامج إدارة موارد بشرية لمتاجر الذهب في المملكة ليتمكنوا من إدارة متاجرهم بأسهل وأدق الطرق لتوفير وقت ومجهود الموظفين والعاملين في متاجر الذهب والمجوهرات في المملكة. ويُعتبر نظام قيراط أفضل برنامج إدارة موارد بشرية مُخصص متاجر الذهب والمجوهرات في المملكة حيث يوفر لأصحابها تسهيل أعباء العمل الروتينية عن الموظفين والعاملين في متاجر الذهب. كما يقدم نظام قيراط أدق المعلومات الموثوقة للموظفين والمديرين مما يضمن امتثالهم للوائح ونظام المتجر ويوفر لأصحاب المتاجر سهولة متابعة وتقييم أداء الموظفين.
وفي نهاية المقال فإنه يسعدنا أننا قدمنا لكم أبرز ما يدور حول الخدمة الذاتية وبرامج لإدارة الموارد البشرية | الدليل الشامل للمؤسسات المحلية وكذلك متاجر الذهب والمجوهرات في المملكة. حيث تعمل برامج إدارة الموارد البشرية بشكل أساسي على توفير وقت ومجهود الموظفين والعاملين من خلال توفير كل المعلومات الخاصة بهم بكل سهولة ودقة لتكثيف جهود الموظفين على الاهتمام بمهام عملهم والقيام بها على أكمل وجه. كما تُساعد أنظمة إدارة الموارد البشرية المديرين وأصحاب متاجر الذهب والمجوهرات في المملكة من متابعة وتقييم أداء عمل الموظفين بكل سهولة و بنظرة أشمل وأعمق. ومن الضروري اختيار برنامج إدارة موارد بشرية فعال ومناسب لمتاجر الذهب والمجوهرات ولا يوجد أفضل من نظام قيراط لضمان سير عمل الموظفين والعاملين بشكل منظم وتوفير جهودهم ووقتهم في الاهتمام بمهام عملهم الأساسية.