المشتريات هي عملية الحصول على السلع والخدمات التي يحتاجها متجرك لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية. تُعد هذه العملية عنصرًا أساسيًا في جميع المؤسسات، سواء كانت ربحية أو غير ربحية، نظرًا لتأثيرها المباشر على الأداء المالي، وانسيابية العمليات التشغيلية، ورضا العملاء. وتشمل المشتريات سلسلة من المراحل المتكاملة، تبدأ من تحديد الاحتياجات وتنتهي باستلام السلع والخدمات وسداد قيمتها.
ما هي إدارة المشتريات؟
إدارة المشتريات هي مجموعة من العمليات التي تهدف إلى تخطيط وتنظيم ومراقبة عملية شراء السلع والخدمات المطلوبة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة بكفاءة. تشمل هذه الإدارة تحديد الاحتياجات، اختيار الموردين، التفاوض على الأسعار، واستلام المنتجات أو الخدمات المطلوبة.
إقرأ أيضاً : العوامل الاقتصادية التي تحدد أسعار الذهب يوميًا
أهداف إدارة المشتريات
يُعد قسم المشتريات عنصرًا حيويًا في أي مؤسسة، حيث يساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية وضمان النمو المستدام. وتشمل أهداف إدارة المشتريات ما يلي:
- ضمان استمرارية العمليات من خلال توفير المواد والمنتجات اللازمة.
- تقليل التكاليف عبر التفاوض الفعّال والحصول على أفضل العروض.
- تحقيق الجودة العالية بتقييم الموردين واختيار الأفضل.
- تنويع مصادر التوريد للحد من المخاطر المحتملة.
- تحسين العلاقات مع الموردين لضمان الشراكات الاستراتيجية المثمرة.
تنويع مصادر التوريد
الاعتماد على مصدر وحيد للتوريد قد يُعرض الشركات لمخاطر كبيرة تؤثر على استمرارية أعمالها. لذا، تعتمد المؤسسات الناجحة على تنويع الموردين لضمان الاستقرار، وتحسين كفاءة سلاسل التوريد، وتقليل احتمالية انقطاع الإمدادات.
إقرأ المزيد : أفضل طريقة لجرد محلات الذهب بدقة باستخدام برنامج قيراط
أهمية تحقيق الكفاءة الاقتصادية في الشراء
تسعى الشركات والمتاجر إلى تأمين مشترياتها بأفضل الأسعار لضمان الاستدامة والربحية. ولهذا، تستخدم أساليب متعددة لتحقيق هذه الأهداف، مثل التفاوض الفعّال مع الموردين والاستفادة من العروض الحصرية.
العلاقات مع الموردين
بناء علاقات قوية مع الموردين يُعد عنصرًا أساسيًا في نجاح أي مؤسسة، حيث يساعد على تحقيق كفاءة العمليات التشغيلية وزيادة الربحية. ويُفضل اتباع استراتيجيات تعاونية مع الموردين لضمان توريد مستمر للمواد بجودة عالية.
ضمان جودة المواد الموردة
يُعتبر ضمان جودة المواد عاملًا حاسمًا في تقليل الخسائر الناجمة عن المنتجات المعيبة، والتي قد تؤدي إلى زيادة تكاليف التصنيع أو التأخير في عمليات الإنتاج، مما ينعكس سلبًا على المبيعات وسمعة الشركة.
مهام إدارة المشتريات
تلعب إدارة المشتريات دورًا مهمًا في دعم الأهداف الاستراتيجية للشركة، حيث تشمل مهامها ما يلي:
- تحديد الاحتياجات الفعلية للسلع والخدمات.
- إدارة الميزانية بحكمة لتقليل التكاليف وضبط النفقات.
- التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الأسعار.
- تحديد الكميات المناسبة للشراء لتجنب نقص المخزون أو زيادته.
- إدارة الطلبات لضمان وصول المنتجات في الوقت المحدد.
- استلام السلع والتحقق من مطابقتها للمواصفات المطلوبة.
- إدارة المخزون لضمان توافر المواد دون تجاوز الحد المطلوب.
إقرأ أيضاً : دليل شامل لأنواع الذهب والعيارات الأكثر طلبًا في السعودية
السياسات والإجراءات في إدارة المشتريات
تعتمد الشركات على سياسات واضحة لإدارة المشتريات بهدف:
- ضمان الحصول على أفضل العروض الممكنة.
- وضع معايير تقييم الموردين لضمان الجودة والاستدامة.
- الامتثال للقوانين واللوائح المتعلقة بالمشتريات.
- تحسين كفاءة عملية الشراء من خلال إجراءات موثوقة ومُحكمة.
دور إدارة الجودة الشاملة في المشتريات
إدارة الجودة الشاملة (TQM) تُعزز من تحسين جودة المنتجات والخدمات من خلال إشراك جميع الإدارات في المؤسسة في عمليات التحسين المستمر. يُساعد هذا النهج على تقليل التكاليف وتحسين رضا العملاء.
تحسين أداء الموردين
تحسين كفاءة الموردين يُعتبر استثمارًا طويل الأجل، حيث يضمن الحصول على منتجات وخدمات ذات جودة عالية، مما يؤدي إلى تقليل التكاليف التشغيلية وتحسين القدرة التنافسية للمؤسسة.
مخاطر التوريد من الأسواق منخفضة التكلفة
على الرغم من أن استيراد السلع من الأسواق منخفضة التكلفة، مثل الصين والهند، قد يُوفر ميزات اقتصادية، إلا أنه ينطوي على مخاطر مثل مشكلات سلسلة التوريد وجودة المنتجات. لذا، ينبغي تقييم الموردين بعناية وتنويعهم لتجنب التحديات المحتملة.
المشتريات المستدامة
تسعى العديد من الشركات إلى تبني ممارسات الشراء المستدامة عبر شراء المنتجات الصديقة للبيئة، مثل تلك المصنوعة من مواد معاد تدويرها أو القابلة للتحلل، مما يُحسن من صورة الشركة ويقلل من تأثيرها البيئي.
إقرأ المزيد : كيف تؤثر التغيرات العالمية على أسعار سبائك الذهب في السعودية؟
العناصر الأساسية لبرنامج إدارة المشتريات الفعّال
يُعد نظام "قيراط" لإدارة المشتريات الإلكترونية من الأدوات الأساسية التي تساعد المؤسسات على تحسين كفاءة عمليات الشراء، حيث يتيح:
- إنشاء أوامر الشراء بسهولة.
- تتبع حالة الطلبات حتى التسليم.
- إصدار تقارير دقيقة عن نشاط المشتريات.
- تقييم العروض المقدمة من الموردين لضمان أفضل الخيارات.
- إدارة العقود إلكترونيًا لتقليل الأخطاء وتحسين الدقة.
معايير الأداء في إدارة المشتريات
لقياس كفاءة إدارة المشتريات، يتم الاعتماد على معايير أداء مختلفة، منها:
- تقليل تكاليف الشراء: يُقاس كنسبة مئوية من إجمالي الإنفاق.
- مستويات جودة المنتجات: يتم قياسها بمعدلات الإرجاع والشكاوى.
- إدارة المخزون: تعتمد على تحليل مستويات المخزون وتجنب النقص أو الفائض.
- التنافسية السعرية: تُحدد عبر مقارنة أسعار الموردين بالأسعار السائدة في السوق.
- التحكم في عمليات الشراء العاجلة: لمنع التأخير غير المخطط له في توفير المنتجات.
للمزيد : التحديات التقنية في نظام ERP وكيفية تفاديها
الخاتمة
نظرًا للدور المحوري الذي تلعبه إدارة المشتريات في نجاح المؤسسات، أصبح من الضروري تطوير استراتيجيات حديثة تضمن الكفاءة والاستدامة. كما أن التحول الرقمي واعتماد أنظمة إلكترونية، مثل "قيراط"، يُعزز من فعالية إدارة المشتريات ويُساهم في تحقيق الأهداف التشغيلية والمالية.
انضموا إلينا على منصات التواصل الاجتماعي (لينكد إن، إكس، فيسبوك، وإنستجرام) للبقاء على اطلاع بأحدث المقالات والتحديثات في عالم إدارة المشتريات والمحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا الآن!