في ظل التحول الرقمي الذي تشهده المملكة في الآونة الأخيرة في ضوء تحقيق أهداف رؤية السعودية 2030، أصبحت الفاتورة الإلكترونية من أهم أدوات التطوير المالي والإداري في الشركات والمؤسسات. وألزمت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ZATCA جميع المؤسسات والمتاجر والشركات بضرورة إصدار الفواتير الإلكترونية، وهو ما جعل من الضروري معرفة شروط إصدار الفاتورة الإلكترونية. وخلال هذه المدونة سنوضح لكم 10 شروط للفاتورة الإلكترونية مهم تعرفها لتضمن سير أعمالك بطريقة صحيحة مطابقة للوائح والقوانين.
10 شروط للفاتورة الإلكترونية مهم تعرفها
إصدار الفاتورة الإلكترونية عبر نظام محاسبي معتمد
يُعتبر إصدارة الفاتورة الإلكترونية عبر نظام محاسبي معتمد من الهيئة من اولى وأهم خطوات إصدار الفاتورة الإلكترونية بطريقة صحيحة، وإذا كنت أحد أصحاب محلات الذهب في السعودية، فنقدم لك برنامج قيراط المحاسبي أفضل برنامج إدارة محلات الذهب والمجوهرات في السعودية.
أن تحتوي الفاتورة على رمز استجابة سريع QR Code
من الضروري أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية الصادرة عن نظام فوترة معتمد على رمز QR Code والذي يُمكن مسحه بسهولة بهدف التحقق من صحة الفاتورة وبياناتها ومصدرها، حيث يوضح الـ QR Code الخاص بالفاتورة الإلكترونية على: اسم البائع، رقم السجل، وتاريخ إصدار الفاتورة، وقيمة الفاتورة مع الضريبة.
قد يهمك أيضًا أفضل برنامج محاسبي يدعم الفاتورة الالكترونية | الدليل الشامل 2025
تسجيل تاريخ ووقت إصدار الفاتورة تلقائيًا
من المهم أن يُسجل النظام المحاسبي وقت وتاريخ إصدار الفاتورة الإلكترونية تلقائيًتا بحيث لا يُمكن تعديلها يدويًا على الإطلاق لتعزيز الشفافية والمصداقية.
تسجيل رقم تسلسلي فريد
كل فاتورة إلكترونية تحمل رقم تسلسلي مختلف عن أي رقم تسلسلي آخر بحيث لا يُمكن تكراره، ويُساعد هذا الرقم التسلسلي في تتبع الفواتير ومطابقة البيانات خاصة أثناء المراجعة الضريبية.
إدخال رقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة
من شروط الفاتورة الإلكترونية الأساسية هي أن تحتوي على رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للبائع والمشتري في بعض الحالات خاصة إذا كان المشتري مُسجل من قبل في النظام المحاسبي الذي تعمل به المؤسسة.
توضيح القيم قبل وبعد الضريبة
من المهم أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية كافة التفاصيل الواضحة مثل:
- الكمية/ العدد.
- قيمة الوحدة المباعة.
- قيمة الضريبة المضافة.
- المجموع النهائي للتكلفة.
- ومن المهم أن يتم فصل قيمة الضريبة المضافة بوضوح حتى يسهل على العميل حسابها ومراجعتها.
عدم إمكانية حذف أو تعديل الفاتورة الإلكترونية
يشترط النظام أن لا تكون الفاتورة الإلكترونية قابلة للتعديل أو الحذف بعد إصدارها لتعزيز الشفافية. ولكن في حالة صدور أي خطأ عن غير عمد، يتم إصدارة إشعار دائن أو مدين إلكتروني لتصحيح البيانات وفق لوائح الهيئة.
تخزين الفواتير بطريقة آمنة قابلة للاسترجاع
على كافة المنشآت والمتاجر الاحتفاظ بنسخ الفواتير الإلكترونية لمدة لا تقل عن 6 سنوات من خلال نظام آمن وسهل الاسترجاع عندما تطلبها الهيئة.
حماية البيانات ومنع الوصول غير المصرح به
من المهم أن يوفر النظام المحاسبي مستوى عالي من الأمان لحماية البيانات ولمنع أي تعديل أو اختراق حيث لا يُمكن الوصول للبيانات إلا من خلال تسجيل الدخول المصرح به فقط من المستخدمين المعتمدين.
التكامل مع أنظمة هيئة ZATCA
من أهم شروط المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية لتضمن الإلتزام الكامل باللوائح والقوانين وتتجنب أي غرامات أو مسائلة قانونية، والنظام المحاسبي الجيد يُسهل عليك إصدارة الفاتورة الإلكترونية بالمتطلبات التي أصدرتها الهيئة والأرشفة والربط مع نظام نقاط البيع POS والتحليل المالي.
تعرف على أفضل برنامج يدعم الفاتورة الإلكترونية في السعودية 2025
كيف تختار النظام المحاسبي المناسب لك؟
عندما تختار برنامج محاسبي لإصدار الفاتورة الإلكترونية، تأكد من:
- اعتماده من هيئة الزكاة والضريبة والدخل ZATCA.
- التكامل مع نظام نقاط البيع POS أو نظام ERP الخاص بك.
- تخزين الفواتير الإلكترونية بطريقة آمنة بحيث يسهل استرجاعها.
- ضمان التوافق مع المرحلة الأولى والثانية من نظام الفوترة الإلكترونية.
- وجود واجهة مستخدم تدعم اللغة العربية والإنجليزية لتسهيل الاستخدام.
- إصدار تقارير مالية توضح الأداء المالي لمتجرك أو منشأتك وهو ما يُساعد على اتخاذ قرارات سليمة مبنية على أرقام وبيانات دقيقة.
قد يهمك أيضًا برنامج حسابات محلات الذهب | برنامج قيراط
وبشكل عام، بعد أن عرفت 10 شروط للفاتورة الإلكترونية مهم تعرفها فإن الالتزام بشروط نظام الفوترة الإلكترونية لا يضمن لك الإمتثال للأنظمة الضريبية ومتطلبات الهيئة فقط، بل يضمن لك سير أعمالك بطريقة موزونة تضمن توسع منشئتك أو متجرك. وبرنامج قيراط المحاسبي يُعتبر أفضل نظام محاسبي مُعتمد من الهيئة يُساعد أصحاب محلات الذهب والمجوهرات على إدارة أعمالهم بطريقة موزونة، فإذا كنت أحد أصحاب محلات الذهب وتبي تدير أعمالك بطريقة سليمة وموزونة جرب الحين برنامج قيراط المحاسبي وتعرف على الفرق بنفسك.