شهدت المملكة العربية السعودية تحول رقمي سريع وأصبحت الفاتورة الإلكترونية إلزامية للشركات والأفراد الخاضعين لضريبة القيمة المُضافة وأصبح نظام الفاتورة الإلكترونية إلزامي ضمن إطار الجهود المبذولة من هيئة الزكاة والضريبة  لتحويل عملية إصدار الفواتير الورقية إلى الفواتير الإلكترونية بهدف تعزيز الشفافية و الامتثال الضريبي. ولهذا فرضت هيئة الزكاة والدخل غرامات مالية وعقوبات على المخالفين وفي هذه المدونة سنجيب على كل ما يخص مفهوم الفاتورة الإلكترونية وما هي غرامة الفاتورة الإلكترونية؟ وكيف تتجنبها؟ 

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

على عكس الفواتير الورقية التي تعتمد على المعالجة اليدوية، تتميز الفواتير الإلكترونية بسرعة إنجازها، دقتها العالية، وأمانها المتقدم، حيث يمكن أرشفتها والوصول إليها بسهولة دون الحاجة إلى تخزين مادي. والفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يسجل المعاملات التجارية بين البائع والمشتري، يتم إصداره عبر نظام إلكتروني معتمد.

وتحتوي على جميع المعلومات الأساسية الموجودة في الفاتورة الورقية التقليدية، لكنها توفر العديد من المزايا، مثل تقليل استهلاك الورق، تعزيز الدقة، وتحسين كفاءة العمليات المالية. واعتماد الفواتير الإلكترونية ليس مجرد وسيلة لتحسين العمليات المالية، بل هو أيضًا خطوة نحو الاستدامة البيئية. إذ يقلل من استخدام الورق، الحبر، ومساحة التخزين، مما يساهم في تقليل الأثر البيئي وتحقيق الاستدامة للشركات.

يمكنك الآن إصدار فواتير مبيعات الكترونية بسهولة، تواصل معنا

شرح نظام الفاتورة الإلكترونية

• يهدف النظام إلى تحويل إصدار الفواتير من الورقية إلى إلكترونية لتقليل التهرب الضريبي وتعزيز الشفافية وخلق بيئة تجارية آمنة.
• يتكون النظام من مرحلتين رئيسيتين:

المرحلة الأولى (1 ديسمبر 2021):

• إلزام جميع المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بإصدار فواتير إلكترونية بدل الورقية.
• يجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على رمز QR.
• لا يُسمح بالتعديل على الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها.

المرحلة الثانية (1 يناير 2023):

• ربط أنظمة الفاتورة الإلكترونية بمنصة هيئة الزكاة والدخل للمؤسسات والمنشآت.
• إلزام استخدام التوقيع الإلكتروني لضمان صحة الفواتير.

تعرف أيضاً على مفهوم نظام تخطيط الموارد المؤسسية

فوائد برامج الفوترة الإلكترونية

توفر أنظمة الفوترة الإلكترونية حلولًا متطورة تساعد في تحسين إدارة العمليات المالية وتوفير الوقت والتكاليف، ومن أبرز فوائدها:

• سرعة إنشاء الفواتير ومعالجتها: تتيح الفواتير الإلكترونية إصدار الفواتير وإرسالها بسرعة أكبر مقارنة بالفواتير الورقية، مما يقلل الوقت والجهد المبذول في إدارتها يدويًا.
• تقليل التكاليف التشغيلية: تقلل من الحاجة إلى الطباعة، التخزين، والنقل، مما يوفر تكاليف إضافية.
• تحسين الأمان والدقة: تضمن عمليات الفحص التلقائي مطابقة الفواتير مع العقود وأوامر الشراء، مما يقلل من أخطاء الفواتير ويساعد في حماية المؤسسات من الاحتيال المالي.
• تقليل الأخطاء البشرية: يساهم التحول الرقمي في الحد من الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي، مما يجعل البيانات أكثر دقة وموثوقية.
• تعزيز الشفافية وثقة العملاء: تتيح إمكانية الوصول إلى الفواتير بسهولة، مما يحسن تجربة العملاء ويزيد من مستوى الرضا لديهم. وتستخدم أنظمة الفوترة الإلكترونية إجراءات أمان متقدمة لحماية البيانات من أي تهديدات رقمية. ومن خلال تقنيات التشفير والمصادقة المتقدمة، تضمن هذه الأنظمة سرية المعلومات ومنع الوصول غير المصرح به إليها.

قد يهمك أيضاً برنامج إدارة محلات الذهب بدون تعقيد

مخاطر الفواتير الإلكترونية وكيفية تجنبها

على الرغم من المزايا الكبيرة، إلا أن هناك بعض المخاطر التي قد تواجه المستخدمين، مثل:

• الأخطاء البشرية: قد تؤدي إدخالات البيانات غير الدقيقة إلى نزاعات مالية، لذا يجب مراجعة البيانات بدقة قبل الإرسال.
• الهجمات الإلكترونية: يجب استخدام أنظمة آمنة ومتطورة لحماية الفواتير من الاختراق والتلاعب.
• مشاكل في الأسعار أو الكميات: التأكد من صحة البيانات المدخلة يساعد في تجنب الفواتير غير الصحيحة.
• فقدان البيانات: يُفضل الاحتفاظ بنسخ احتياطية منتظمة للفواتير لضمان استعادتها عند الحاجة.

إقرأ المزيد كيف يؤثر تحديث التسعير المباشر للذهب على أرباحك؟

ما هي غرامة الفاتورة الإلكترونية؟ 

تختلف الغرامة المفروضة على المخالفين لنظام الفاتورة الإلكترونية حسب نوع المخالفة ولكن يُمكن تصنيفها على النحو الآتي: 

1. عقوبة عدم إصدار الفاتورة الإلكترونية: تبدأ من 5000 ريال. 
2. إهمال حفظ الفاتورة الإلكترونية بحسب المتطلبات التي أصدرتها هيئة الضريبة والدخل: تبدأ من 10.000  ريال. 
3. عدم تضمين الفاتورة الإلكترونية بيانات ألزمتها  هيئة الضريبة والدخل مثل الرقم الضريبي: تبدأ من 1000 وقد تصل إلى 50.000 ريال. 
4. حذف أو تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها دون اتباع الخطوات التي اوضحتها هيئة الزكاة والدخل: قد تصل الغرامة إلى 50.000 ريال.
5. استخدام نظام غير متوافق مع هيئة الضريبة والدخل: يتم تحديد الغرامة بحسب حجم المخالفة. 

اقرأ عن الحل مع تحديات الفوترة الإلكترونية في تجارة الذهب

برنامج قيراط: الحل الأمثل للفوترة الإلكترونية لمتاجر الذهب

يوفر قيراط أفضل برنامج إدارة محلات الذهب في السعودية حلولًا متطورة لمتاجر الذهب، حيث يتيح إدارة العمليات المحاسبية بسهولة وسرعة من أي مكان. كما أنه يدعم نظام الفوترة الإلكترونية، مما يساعد متاجر وشركات الذهب على تبني نظام رقمي آمن وفعال لإدارة عمليات البيع والمحاسبة، مما يعزز من كفاءة الأعمال ويضمن الامتثال للمعايير المالية الحديثة.

وهنا نكون قد وصلنا إلى نهاية المدونة وقد أوضحنا خلالها مفهوم الفاتورة الإلكترونية خاصة وقد  أصبح التحول الرقمي في إدارة الأعمال أمرًا ضروريًا لتعزيز الكفاءة وتقليل التكاليف، حيث تمثل الفواتير الإلكترونية خطوة كبيرة نحو مستقبل أكثر تطورًا وأمانًا في المملكة. ومن خلال اعتماد برنامج قيراط المحاسبي لإدارة الذهب والمجوهرات ، يمكن لمتاجر الذهب وشركات الذهب والمجوهرات  تحسين عملياتها المالية وتحقيق أقصى قدر من الدقة وضمان تجربة سلسة وموثوقة للعملاء.

أسئلة شائعة

1. هل قيراط يدعم الفاتورة الإلكترونية حسب هيئة الزكاة والدخل؟

نعم، نظام قيراط ERP يدعم إصدار الفواتير الإلكترونية بالكامل وفق متطلبات هيئة الزكاة والدخل في السعودية، بما في ذلك التوقيع الإلكتروني وربط الفواتير بالمنصة الرسمية.

2. كيف تختلف الفاتورة الإلكترونية عن الفاتورة الورقية؟

• الفاتورة الورقية: تصدر يدوياً، عرضة للأخطاء، وصعوبة تتبعها.
• الفاتورة الإلكترونية: تصدر رقمياً، مزودة برمز QR، مضمونة صحة التوقيع الإلكتروني، وسهلة الربط مع نظام الضرائب، مما يقلل الأخطاء ويزيد الشفافية.

3. ما هي تقنية RFID وكيف تساعد في تتبع المخزون؟

تقنية RFID تسمح بتتبع الذهب والمجوهرات تلقائيًا ودقيقًا، تقلل الأخطاء اليدوية، وتحسن أمان المخزون، وتتوافق مع نظام قيراط ERP لإدارة البيانات في الوقت الحقيقي.