الثورة الرقمية في عالم إدارة الأعمال الثورة الرقمية في عالم إدارة الأعمال الأنظمة الإلكترونية الشاملة واعتماد الفواتير الذكية في عالم اليوم، تتغير طريقة إدارة الأعمال بشكل كبير، مع تزايد الاعتماد على التكنولوجيا الرقمية. من الاتصالات الداخلية والخارجية إلى الفواتير، اعتمدت العديد من المؤسسات أنظمة إلكترونية شاملة لإدارة جميع جوانب أعمالها.
وقت القراءة: 6 دقائق
|
مفهوم الفاتورة الالكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي لتسجيل المعاملات التجارية بين البائع والمشتري، يتم إصداره من خلال نظام إلكتروني معتمد من قبل سلطة عامة، ويحتوي على نفس المعلومات التي تحتوي عليها الفاتورة الورقية التقليدية. ولذلك فهي بديل فعال وموثوق للفواتير التقليدية. ثم إنَّها تعد أيضاً صديقة للبيئة وصديقة للاقتصاد، حيث أنها تقلل من استخدام الورق وتحمي البيئة.
فوائد برنامج فاتورة الكترونية
تسمح برامج الفواتير الإلكترونية بإصدار الفواتير وإدارتها رقميًا، بدلاً من الطرق الورقية التقليدية. ولهذه البرامج عدد من المزايا التي تُساهم في كفاءة العمليات وتوفير التكاليف والشفافية، بما في ذلك.
- السرعة والكفاءة
قم بإنشاء الفواتير وإرسالها بسرعة أكبر بكثير من الفواتير الورقية، مما يقلل من الوقت والجهد المبذول في معالجة الفواتير يدوياً، ويسهّل سير العمل في متجرك، ويسرّع عملية الدفع.
- تقليل التكاليف
فهو يقلل من تكاليف الطباعة والنقل والتخزين الورقي، ويقلل من حاجة الموظفين الإداريين إلى معالجة الفواتير يدوياً. وهذا يحسن من مراقبة المخزون، ويقلل من تكلفة السلع المفقودة أو الفائضة، ويمكن أن يؤدي استخدام الفواتير الإلكترونية إلى عروض حكومية رابحة.
- التحقق الآلي من صحة الفاتورة
يتم فحص كل فاتورة إلكترونية تلقائياً قبل إرسالها للدفع عبر شبكة الأعمال الرقمية. تتضمن عملية الفحص هذه أيضًا التحقق من تطابق بيانات الفاتورة مع المعلومات الواردة في العقد أو أمر الشراء أو ورقة إدخال الخدمة أو إيصال البضائع. وهذا يجعل عملية الدفع أكثر أمانًا ودقة، ويقلل من أخطار الدفع مقابل فواتير غير صحيحة أو مبالغ فيها.
- تقليل الأخطاء البشرية
تعتمد الفواتير الورقية على الإدخال اليدوي للبيانات، مما يزيد من احتمالية حدوث أخطاء بشرية. تقلل برامج الفواتير الإلكترونية من هذه الأخطاء بشكل كبير من خلال رقمنة عملية إنشاء الفواتير وإرسالها. ونتيجة لذلك، تكون بيانات الفواتير أكثر دقة وموثوقية.
- تحسين التواصل
يسهل التواصل مع العملاء والموردين، ويوفر إمكانية الوصول إلى الفواتير وتتبع الدفع الإلكتروني، ويحسن العلاقات مع العملاء، ويزيد من رضا العملاء.
الفواتير الإلكترونية صديقة للبيئة
إن تطبيق برنامج الفوترة الإلكترونية ليس فقط خطوة أولى رائعة في التحول الرقمي للمؤسسة، بل هو أيضًا خطوة صديقة للبيئة توفر الموارد، وتقلل من النفايات. بالإضافة إلى جعل عمليات مؤسستك أكثر كفاءة وقابلية للتطوير لدعم النمو المستقبلي، من المهم التخلص من الآثار البيئية السلبية من خلال تقليل استخدام الورق والحبر ومساحة التخزين.
كيف تختلف الفواتير الإلكترونية عن الفواتير التقليدية؟
تتطلب الطريقة التقليدية لتلقي الفواتير استلام الفواتير الورقية بالبريد ثم إدخال تفاصيل الفاتورة يدويًا في النظام المالي للمؤسسة، وهو ما يتطلب موافقة المديرين بشكل منفصل لدفع الفواتير. وقد يؤدي ذلك إلى الحاجة إلى إدخال البيانات يدوياً بشكل متكرر إذا كان نظام الموافقة منفصلاً عن نظام الفوترة، وهو ما يستغرق وقتاً طويلاً، ويتطلب عمالة مكثفة.
بالنسبة إلى الدفع، يتم إعداد الشيكات وغيرها من أشكال الدفع الأخرى أو طباعتها وإرسالها بالبريد إلى المورد. إذا كان نظام الدفع إلكترونيًا وغير مدمج مع نظام الفوترة أو نظام الموافقة، فسيتعين على الموظفين إدخال البيانات مرة ثالثة. وأخيراً، يجب تقديم نسخة ورقية من الفاتورة لحفظ السجلات.
هذه الطريقة القديمة لإصدار الفواتير محفوفة بالأخطاء البشرية والتأخير في جميع مراحل العملية.
مزايا برنامج فاتورة إلكترونية
يوفر نظام قيراط برنامج الفوترة الإلكترونية العديد من المزايا لكل من متاجر الذهب والأفراد، بما في ذلك.
- تُقلل من الوقت اللازم لمعالجة الفواتير ودفعها.
- إصدار الفواتير تلقائيًا.
- اصدار فواتير الكسر.
- معالجة أسرع عند الدفع.
- تُقلل من التكاليف المرتبطة بالفواتير الورقية وتخزينها.
- تحسين كفاءة سير العمل.
- مشاركة الفواتير بسهولة.
- تُقدم تجربة عملاء أفضل.
- حماية البيئة: تُقلل من استخدام الورق والنفايات.
- تُوفر حماية أفضل للبيانات توقيعات إلكترونية.
الأمن وخصوصية البيانات في الفواتير الإلكترونية
في حين أن البعض قد يشكك في أمان الفواتير الإلكترونية، إلا أنها أكثر أمانًا من الفواتير التقليدية، ويتم استخدام تدابير أمنية عالية لحماية بيانات ومعلومات الفواتير الإلكترونية. بمجرد الوصول إلى منصة الدفع، يتم إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني، ويمكن للمستخدم تسجيل الدخول ومتابعة الدفع.
مخاطر تحرير الفواتير الإلكترونية
تُعد الفواتير الإلكترونية بديلاً فعالاً وآمناً للفواتير الورقية التقليدية، ولكن هناك بعض الأخطار التي يجب مراعاتها عند إعداد الفواتير.
- الأخطاء البشرية
قد تُؤدي الأخطاء البشرية، مثل إدخال بيانات غير صحيحة أو حذف معلومات مهمة، إلى فواتير غير دقيقة أو غير صحيحة، مما قد يُؤدي إلى نزاعات مع العملاء أو مشاكل في التدفق النقدي.
- الوصول غير المصرح به
قد يتمكن المخترقون من الوصول إلى نظام تحرير الفواتير الإلكترونية وتغيير البيانات أو حذفها، مما قد يُؤدي إلى خسائر مالية أو ضرر في السمعة.
- دفع مبالغ زائدة
قد تُؤدي الأخطاء في إدخال أسعار السلع أو الخدمات أو كميتها إلى دفع مبالغ زائدة للموردين.
- طلبات سلع أو خدمات غير صحيحة
قد تُؤدي الأخطاء في طلب السلع أو الخدمات إلى تلقي منتجات غير مرغوب فيها أو غير مطابقة للمواصفات، مما قد يُؤدي إلى خسائر مالية.
- عدم استخدام نظام تحرير فواتير موثوق
تأكد من اختيار نظام تحرير فواتير إلكتروني لديه إجراءات أمنية قوية لحماية البيانات ومنع الوصول غير المصرح به.مثل نظام الفاتورة الإلكترونية في نظام قسراط المحاسبي فهو نظام أمن وموثوق
- عدم تدريب الموظفين على الاستخدام المتقن للفاتورة الإليكترونية
تأكد من تدريب موظفيك على كيفية تحرير الفواتير الإلكترونية بدقة وكفاءة، مع التركيز على تجنب الأخطاء والحفاظ على أمن البيانات.
- عدم الحفاظ على نسخ احتياطية من البيانات
تأكد من الاحتفاظ بنسخ احتياطية منتظمة، حتى يمكنك الرجوع لها مرة أخري عند حدوث أي مشاكل.
قيراط
يوفر قيراط حلولاً تمكّن متاجر الذهب من إدارة عملياتها المحاسبية عبر الإنترنت بسهولة وسرعة ومن أي مكان، مما يوفر خدمات تفتقر إاليها برامج المحاسبة التقليدية في السابق ويساعد متاجر الذهب على الازدهار. والتزاماً منا بالتطوير المستمر وتحديث الميزات، تم أضافت الفواتير الإلكترونية إلى نظام قيراط لتسهيل اعتماد عملائها على الفواتير الإلكترونية
الخاتمة
يعد البدء في إرسال الفواتير الإلكترونية وتسلّمها الخطوة الأولى في التحول الرقمي للمؤسسة. عندما تكون الفواتير إلكترونية، ويتم إجراء المعاملات من خلال شبكات الأعمال الرقمية، يتم تقليل الجهد البشري بشكل كبير ويمكن للموظفين التركيز على الأنشطة الاستراتيجية بدلاً من إدخال بيانات الفواتير يدوياً طوال اليوم.
ومع قيام العديد من الأشخاص بإتمام جميع المعاملات إلكترونيًا باستخدام هواتفهم المحمولة، فإن استخدام برنامج الفواتير الإلكترونية سيحمي متجرك في المستقبل بلا شك.
يقدم نظام قيراط المحاسبي برنامج الفوترة الإلكترونية متعدد الاستخدامات في المملكة العربية السعودية؛ فبضغطة زر واحدة فقط في نظام قيراط المحاسبي يتم تفعيل الفواتير الإلكترونية وإصدار الفواتير الإلكترونية بما يتوافق مع البنود المطلوبة من قبل سلطات الزكاة والضرائب والجمارك في المملكة العربية السعودية.